部署内の回覧物がなかなか回らず困っていた
以前は、紙面による回覧物がどこかで停滞してしまって なかなか回りきらないという事が少なくありませんでした。
業務関連の雑誌や技術情報紙は、パラパラとめくって直ぐに次へ渡す人も居ますが、じっくりと読みたいという方もいらっしゃるので回覧にはある程度の時間を必要とします。
たとえ それらは１カ月後に回ってきたとしても何ら支障はありません。
ところが、作業服の発注有無の確認や慰安会の出欠確認などは期限付きであるため早く回収しないといけません。もたもたしていては締め切られてしまいます。
回覧物が数日間どこかで停滞してしまう、、、思い当たる節はあるのですが、早く回してもらうように直接ご本人に注意を促すには気が引けてしまう事も多いのではないでしょうか。
ある方法で回覧物が早く回って来るようになった
以前は、期限付きの回覧物であっても１周するのに２０名で約２週間を要していました。（長い時には３週間でした。）
そこで、「次へ渡した日付を名前の横に記入する」という方法を提案しました。
すると、回覧物が１周する期間が劇的に改善されたのです！！
直近では２日間でした。（早ッ）
ビフォー＆アフター
回覧物に以前から手のひらサイズのメモ用紙を添付しており、提案前のその用紙には【名前とチェック欄】があったのですが、それを【名前と日付を記入する】ように変更しました。
【改善前の名前とチェック欄】
| 名前 | チェック |
|---|---|
| ノブナガ | ✔ |
| カツイエ | ✔ |
| トシイエ | ✔ |
| ヒデヨシ | ✔ |
| ミツヒデ | ✔ |
| カズマス | （ミツヒデさん 遅いよ…。） |
【改善後の名前と日付欄】
| 名前 | 日付 |
|---|---|
| ノブナガ | 10/1 |
| カツイエ | 10/2 |
| トシイエ | 10/2 |
| ヒデヨシ | 10/7 |
| ミツヒデ | 10/8 |
| カズマス | （実はヒデヨシさん だったのね。） |
チェックのみであれば、どこで停滞していたかは判りません。
仮に特定できたとしても、目上の人に注意するのは躊躇するし、したとしても外からの注意喚起によって是正されるのは一時的です。
それに比べて、次へ回した日付を名前の横に記入するようになると、どこで滞っていたかが明らかになります。
置きっ放しではいけない・次へ早く回そうという自発的心掛けが大いに発揮されます。
停滞させていないように見せかけようとも、次の人の目があるので日付を誤魔化すことは憚られます。
回覧物がなかなか回って来ないことでお困りの方はぜひ試してみて下さい。
ぜひッ！！
以上
